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Les législations européenne et française tendent à faire de la facture électronique la norme dans les PME comme dans les grandes entreprises. Mais au-delà de l’obligation légale, il s’agit en réalité d’une formidable opportunité de gain d’efficacité et d’économie.

Suivant un échéancier qui s’étale selon les entreprises entre 2017 et 2020, les clients devront accepter de recevoir et de traiter les factures en électronique, et les fournisseurs devront pouvoir les émettre en respectant un certain nombre de contraintes.

Et tant qu’à respecter la législation, pourquoi ne pas profiter de ses avantages dès maintenant : gain de temps, économie, traçabilité… Et ce, dans les 2 sens, celui de l’émetteur, et celui du destinataire. L’émetteur réduit ses risques d’erreur, gagne du temps sur l’expédition, accélère les délais de paiement en optimisant les traitements, et assure une plus grande traçabilité. La facture émise de façon traditionnelle revient selon les études entre 6 et 15 €.  Son équivalent en électronique apporte jusqu’à 60% d’économie. Le destinataire quant à lui, reçoit les factures dans un format exploitable pour son logiciel comptable, pour un circuit de validation, et un archivage plus efficace. C’est également une économie de 60% possible sur un coût estimé entre 9 et 15 €.

Alors comment procéder ?

Dans un premier temps, il vous faudra obtenir l’acceptation préalable du client. Cette nécessité disparaîtra progressivement à partir de 2017. La seconde étape est de garantir l’authenticité de l’origine du document et son contenu (non modifiable). Pour cela il existe 3 techniques différentes.

La première est l’utilisation d’une signature électronique.
La seconde est de mettre en place une piste d’audit fiable entre la facture électronique et le document prouvant la transaction (devis signé, bon de commande ou de livraison).
La troisième, la plus technique, est de produire un format normé, convenu entre les parties, permettant un traitement automatique par ordinateur (EDI, progiciel intégré…).  Dans tous les cas, l’émetteur devra pouvoir prouver la réception par le destinataire.

Pour la plupart des entreprises, c’est la seconde technique qui sera mise en place, car elle nécessite moins de changement, et permet de mettre en place une gestion documentaire pour assurer traçabilité, pérennité de l’information et partage plus facile.

Certains logiciels comptables permettent d’envoyer une facture par mail, mais il convient de souligner, que celle ci ne gère pas la piste d’audit, ne permet pas l’envoi en masse, n’assure pas de suivi sur l’arrivée chez le destinataire…

Cette démarche doit être avant tout initiée par une étude de l’existant : identifier le circuit actuel de la facture électronique afin de déterminer le cahier de charges pour le choix et le paramétrage de la solution. Il faudra profiter de cette première étape pour voir les points d’amélioration (apporter une validation hiérarchique, extraire les données pour une application tiers (statistique, comptable…), et anticiper les cas particuliers. Plus la solution sera réfléchie, plus vous obtiendrez l’adhésion de tous. L’échéancier est donné, vous avez le temps de réaliser un passage en douceur de la facture papier à l’électronique, certaines solutions permettent l’envoi en papier et/ou en électronique, de façon simple et rapide.

 

5D vous propose de vous accompagner sur la mise en place de cette démarche, tant que l’étape de l’étude préalable que sur la mise en place de la démarche : solution, formation, accompagnement. N’hésitez pas à nous contacter !

 

 

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